חוזה לשיתוף פעולה מוצלח
תמכו בשיתוף פעולה מוצלח מההתחלה ובנו אמון בין הצדדים על-ידי יצירה משותפת של תועלת הדדית וחוזים חזקים מבחינה חוקית.
חוזה הוא אוסף של הבטחות ששני צדדים או יותר מסכימים להפוך מחייב מבחינה משפטית, כלומר אם ההבטחות הללו מופרות, הצד הנפגע זוכה לגישה משפטית (או חליפית) לתקנות.
פיתוח הבנה משותפת לגבי הצרכים והציפיות חיוני עבור שיתוף פעולה מוצלח.
תוך כדי משא ומתן והסכמה על חוזה, עצבו את תרבות שיתוף הפעולה שאתם רוצים להשיג, ובנו מערכת יחסים חיובית עם הצדדים האחרים המעורבים.
חוזה לשיתוף פעולה מוצלח (…)
תבנית זו מתייחסת לחוזים הקשורים לשיתוף פעולה סביב כל עסקה עסקית בין ארגון לבין צדדים אחרים (כגון עובדים, יועצים, ספקי שירותים, בעלי מניות או לקוחות). ובמיוחד בעניינים הנוגעים לערך או התחייבויות משמעותיים. לדוגמא:
- חוזי עבודה וחוזים עם קבלנים חיצוניים או יועצים בתפקידי תמיכה (כולל כל הסכם המביא שינוי של שכר או שעות עבודה)
- חוזים המסדירים את שיתוף הפעולה עם לקוחות, ספקים או נותני שירות
- הסכמים עם בעלי מניות
הערה: הסכמים רבים בנושא שיתוף פעולה בתוך ארגון אינם דורשים חוזים ייעודיים, מאחר שהם כבר מוסדרים על ידי או כפופים לחוזים קיימים.
קריטריונים לברית מוצלחת בין הצדדים שעורכים הסכם
בעת ניהול משא ומתן על חוזה, ודאו ש:
- יש הבנה משותפת לסיבה לשיתוף הפעולה, כמו גם לתוצאה המיועדת ולמגבלות חשובות
- כל הצדדים מבינים מה מצופה מהם
- כל הצדדים המושפעים מהחוזה מעורבים ביצירת החוזה, ונכנסים אליו בהתנדבות
- הציפיות מציאותיות
- ההסכם מועיל לכל הצדדים
- כולם מתכוונים לשמור על ההסכם שנעשה
אם מסיבה כלשהי אחד או יותר מהקריטריונים הללו לא ניתן לקיימו, זה כנראה חכם לא להמשיך.
יצירה משותפת של החוזה
הדרך שבה משא-ומתן על חוזה מתקיים יכולה לתרום באופן משמעותי לקראת בניית אמון בין הצדדים. גשו ליצירת החוזה מנקודת המבט של יצירת הסכם בין שותפים, לא יריבים: צרו במשותף את החוזה, התאימו אותו להקשר הספציפי שלו, והבטיחו שהוא חוקי מבחינה משפטית.
- כללו את כל הציפיות של הצדדים המעורבים, והסבירו כל אחד מהם בפירוט הולם
- השתמשו בשפה פשוטה וברורה כך שכל הצדדים יכולו להבין, והיו ברורים וחד משמעיים לגבי ההשלכות המשפטיות
- אם עליכם להשתמש במושגים טכניים או משפטיים ספציפיים שאחד הצדדים עשוי לא להכיר, הסבירו אותם במילון מונחים שהוא חלק מהחוזה
- התייעצו עם עורך דין אשר תומך בתרבות שאתם שואפים אליה והוא מוסמך בתחום של העסקים שאתם נושאים ונותנים
כאשר יוצרים במשותף חוזה:
- וודאו שלכול הצדדים יש משלחת הכוללת ייצוג של כל התחומים המושפעים (למשל: לא רק מכירות, אלא גם פיתוח/ייצור/תמיכה, וכו’)
- במפורש תארו את התרבות שברצונכם לפתח, עם לקיחה בחשבון של הרקע המשותף ושל ההבדלים התרבותיים בין הצדדים
- ציינו את הסיבות לשיתוף הפעולה המוצע, והיו שקופים לגבי הציפיות והצרכים של כל הצדדים
- חישפו את כל המידע הרלוונטי (אם יש צורך תחת הסכם סודיות)
- הסכימו תחילה על תנאי היחסים והציפיות של כל הצדדים, ואז שיקלו כיצד באפשרותכם להפוך אותם לחזקים מבחינה משפטית
- עירכו רשימה של חוקים ותקנות ספציפיים שהחוזה צריך לציית אליהם
- עירכו משא ומתן במספר חזרות, המאפשר זמן לשקול השלכות ולהציע תיקונים
- שימרו על פרוטוקול של כל פגישה כדי להפחית את הפוטנציאל לתפיסות מוטעות
תמכו במחזור החיים המלא של שיתוף הפעולה:
ניתן לשנות כל חוזה בכל עת, בתנאי שכל החתומים מסכימים. עם זאת, זה מקטין מאוד את הפוטנציאל לעימות מאוחר יותר אם אתם לוקחים בחשבון את מחזור החיים המלא של שיתוף הפעולה בחוזה:
- נקטו באמצעים כדי להתחיל בהצלחה על ידי הגדרת נהלים לחפיפה
- have a probationary period — where all parties can try out the collaboration — and a clear protocol for how to end the contract in the probationary period
- להגדיר ולבנות בתוך החוזה, פגישות ביקורת סדירות שבהן החתומים באים יחד כדי לשתף למידה ולהחליט כיצד החוזה עשוי להיות מתוקן כדי להתאים להקשר המשתנה
- כללו נהלים ברורים להפרת החוזה
- שקלו יצירת אמצעים חלופיים זמינים עבור סכסוכים, כגון: גישור, פיוס או בוררות
- שקלו להגביל את החוזה לתקופת זמן קבועה ולאחר מכן החוזה יפוג וניתן יהיה לחדשו אם נדרש
תרבות
כל חוזה משפיע על תרבות שיתוף הפעולה שהוא מסדיר, גם כאשר זה נראה שהוא רק מתאר מה צריך להיות מועבר:
- בכוונה צרו את התרבות של שיתוף הפעולה שברצונכם לראות על-ידי הכללת הציפיות של איך הדברים צריכים להיעשות
- התאימו את החוזה לתרבות הארגונית (של כל הצדדים) ולדרישות החוק
- בנו חוזים המאפשרים ומעודדים אחריותיות
אם אתם מוצאים כי חוזים סטנדרטיים בתעשייה שלכם לא תואמים עם התרבות שאתם רוצה ליצור, בנו מאגר משלכם של תבניות עבור חוזים וסעיפים ושקלו לשתף אותו עם אחרים, כך שתוכלו למנף את ניסיון העבר בעת יצירת חוזים חדשים.